リモートワークでは多くの人が自宅やカフェ、サテライトオフィスなどで作業しています。セキュリティ対策が万全のオフィスを一歩外に出ると、情報を外部に漏らさず守れるかどうかは個人の肩にかかっています。まずはリモートワーク時に起こりうる印刷のトラブルには、どのようなものがあるか知っておきましょう。

考えられるのは以下の3つです。

• データが残りセキュリティリスクが高まる
• 不正ネットワークへのアクセスリスクが高まる
• 情報漏洩が起こりやすい

それぞれ詳しく解説します。

データが残りセキュリティリスクが高まる

社外のプリンターを使用すると機器の内部に印刷データが残るため、セキュリティリスクが高まります。自宅のプリンターであれば外部の人間がデータを目にする可能性は低いかもしれません。しかし、コンビニやシェアオフィスなどでは不特定多数の人が同じプリンターを共有します。誰かがデータを再印刷したり盗用したりする可能性はゼロではありません。

もし企業の機密や顧客の個人情報などが記載された印刷データが第三者の目に触れれば、企業は甚大な被害を受けることになるでしょう。

不正ネットワークへのアクセスリスクが高まる

データを印刷するために、不正なネットワークにアクセスしてしまう可能性も考慮しなくてはなりません。オフィスとは違い、外部のネットワークには危険なものもあり警戒が必要です。

特に無線LANは傍受を受けやすく、不正なアクセスやサイバー攻撃を受けるリスクがあります。さまざまな人が共有するネットワークは、悪意のある人間に目をつけられやすいのが事実です。外部のネットワークを利用する際は、暗号化されたものだけを利用したほうがよいでしょう。

情報漏洩が起こりやすい

印刷後に書類の保管方法を間違えると、情報漏洩の恐れがあります。もしカフェやシェアオフィスなどリモートワーク先で書類を紛失すると、そのまま盗難に遭う可能性があるのです。また「自宅なら大丈夫だろう」と気を抜くと、うっかり家族や訪問客に見られてしまい、記載された情報を悪意なく外部で口にされるかもしれません。

リモートワーク時の書類の取り扱いには、特に厳格なルールが必要です。鍵のかかる引き出しに保管したり、用が済んだらすぐにシュレッダーにかけたりといったルールを徹底しましょう。

リモートワーク下で書類を適切に印刷するには、主に以下の3つの方法が考えられます。

• 自宅にプリンターを用意する
• シェアオフィスのプリンターを使う
• 最悪の場合はネットプリントサービスを使う

それぞれのシチュエーションで安全に書類をプリントアウトするための対策を紹介します。

自宅にプリンターを用意する

不特定多数の人間が利用するプリンターを避けるために、まずは自宅にプリンターを用意することを検討しましょう。リモートワークが続くと自宅で作業する時間が長くなるため、プリンターがあると便利です。

自宅のプリンターで印刷する場合は、プリントアウト後の書類の取り扱いが重要になります。家族や来客の目に触れないように厳重に保管し、用が済んだらしっかりとシュレッダーにかけましょう。

自宅のプリンターを使用する場合は、用紙やインクなどの消耗品にコストがかかるのがデメリットです。またプリンター本体の購入費や維持費もかかるため、リモートワーク導入に際してこれらの費用の扱いをどうするか企業に確認しましょう。

シェアオフィスのプリンターを使う

自宅でプリンターを用意することが難しい場合、シェアオフィスのプリンターを使う方法もあります。印刷の頻度が低い業務であれば、必要なときだけシェアオフィスを利用すればよいでしょう。

シェアオフィスに備え付けられたプリンターであれば企業の情報保護に配慮し、コンビニなどよりもセキュリティがしっかりとしている可能性が高いでしょう。ただし、念のため利用を決める前にはネットワークの安全性などを確認しておく必要があります。シェアオフィスの場合も利用料金や印刷料金などのコストがかかるため、費用を精算できるか企業に確認しましょう。

最悪の場合はネットプリントサービスを使う

自宅やシェアオフィスのプリンターが利用できないのであれば、ネットプリントサービスを使うことになります。ネットプリントサービスには、コンビニなどのプリント機器にデータを送って印刷するものと、クラウド上にデータをアップして郵送などで印刷物を受け取るものがあります。どちらも外部のネットワークを利用することや第三者の目に触れることに伴うリスクはありますが、少なくともUSBなどの媒体を持ち歩くよりはリスクを軽減できるでしょう。

ただし、ネットプリントサービスはあくまでも最後の手段とし、できるだけ重要度の低いデータを印刷する手段にとどめておくのがおすすめです。

リモートワーク時に安全にデータを出力するには、企業から定められたルールの徹底が大切です。特に自宅では気が緩みやすいため、書類の管理や破棄の際は十分に注意して作業しましょう。また印刷の必要性や頻度自体を見直すこともリスク軽減の効果があります。印刷する際は本当に必要なのかを考え、万全の対策で作業しましょう。