これからリモートワークを導入しようと考えている企業も多いでしょう。しかし、従業員の労働時間が管理しにくいのがデメリットです。ここでは、リモートワークの残業に関して知っておくべきことを解説します。

リモートワークでも残業代は支払う

結論から言えば、リモートワーク中に残業代が発生したら企業側は残業代を支払う義務があります。オフィスに出勤したときと同様に、労働基準法が適用されるからです。労働時間の管理を怠って正しい残業代を支払わなければ、あとになって従業員から請求されることも。そのため、リモートワークの導入を検討しているなら、正しく労働時間が把握できる仕組みづくりが必須といえるでしょう。

労働時間と残業時間の違いをしっかりと記録する

リモートワーク中でも残業代の支払い義務がありますが、働く場所や時間がさまざまで従業員の行動が見えにくいですよね。そのため、適切な管理ができていないと残業したように見せかけて労働時間を申請する従業員もいるかもしれません。

逆に残業しているのに申請しづらいからと、サービス残業する従業員が出てくる可能性もあります。トラブルが発生しないよう、労働時間と残業時間の違いを日々記録する必要があるでしょう。適切な管理方法のポイントは、次章で詳しく解説します。

リモートワークを導入後、どのように従業員の勤怠を管理すればよいのでしょうか。正しく把握するためのポイントを3つ解説します。

• 従業員が残業する場合は事前に報告をもらう
• 朝礼と夕礼で管理する
• 勤怠管理システムを導入する

それぞれ詳しく解説します。

従業員が残業する場合は事前に報告をもらう

従業員が残業する場合、事前報告してもらうようにするのがおすすめです。どのような業務で残業するのか、どのくらいの残業時間を予定しているか報告してもらいましょう。もし不要だと判断した場合は、中止させることも可能です。このように事前報告制にすれば、余計な残業の防止に役立つでしょう。

朝礼と夕礼で管理する

始業時と終業時にオンラインミーティングするのも一つの方法です。朝礼で1日の活動予定、夕礼で1日の業務結果や残業予定を報告するようにすれば、残業の有無も把握しやすいでしょう。一人ひとりに業務結果を報告させる仕組みを取り入れることで、サボりも防ぎやすくなりますし、従業員同士の情報共有もスムーズにできます。

とはいえ、大人数でミーティングすると時間がかかり業務に支障が出るかもしれません。実施する場合は、チーム単位など少人数で進めるのがおすすめです。

勤怠管理システムを導入する

従業員一人ひとりの勤怠を正しく把握するためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。報告だけでは管理に限界があるでしょう。テレワーク中の従業員に、システムを通して始業や終業時の打刻をしてもらえば正しい労働時間を把握しやすくなります。記録された勤怠実績はいつでも確認できるため、管理もスムーズになるでしょう。

適切な残業時間の把握も大切ですが、そもそもリモートワーク中の残業を減らす仕組みづくりも重要です。ここではリモートワークで残業を減らすための方法を3つ紹介します。

• 残業を原則禁止にする
• 勤務時間外の電話やメールの利用を制限する
• システムへのアクセスを止める

それぞれ解説します。

残業を原則禁止する

リモートワークは生産性の向上も期待できますが、反対に仕事とプライベートの区別がつきにくくなり、長時間労働につながるリスクもあります。そのため、企業側でオンとオフのメリハリをつけやすくするためのルール設定が必要となるでしょう。

その一つの手段が「残業の原則禁止」。残業自体をそもそも禁止にすれば、限られた時間内で業務遂行することが求められるため、従業員の生産性アップが期待できるのではないでしょうか。残業だけでなく休日出勤や深夜労働も禁止にすることで、従業員のライフワークバランス実現にも役立ちます。

ただし、正当な理由がある場合の残業に対しては許可し、残業代を支払う必要がありません。「残業禁止＝残業代を支払う必要はない」というわけではありませんので、注意してください。

勤務時間外の電話やメールの利用を制限する

原則残業を禁止していても、上司からメールや電話があれば対応せざるを得ませんよね。そのため、業務時間外の電話やメールの利用を制限するのも一つの方法です。急な用件以外の連絡を制限することで、残業防止につながります。

システムへのアクセスを止める

システムに常時アクセスできる状態にしておくと、いつまでも業務を進めてしまう従業員もいるでしょう。そのため、時間になったらシステムにアクセスできないように設定しておくのもおすすめです。システムにアクセスできなければ仕事を進められないため、余計な残業を防げるでしょう。

リモートワークで残業が発生した場合でも、企業側は残業代を支払う義務があります。しかし従業員の行動が見えにくく、正しい労働時間の把握が難しいと頭を抱える企業も多いでしょう。

あとでトラブルが発生しないよう、正しく勤怠管理できる仕組みづくりが大切です。残業の許可制にしたり、勤怠管理ツールを導入したりして適切な管理に努めましょう。また長時間労働を避けるために、残業自体を元族禁止するのも一つの方法です。限られた時間内での業務を遂行する雰囲気をつくれば、生産性の向上や従業員のライフワークバランス実現にも役立ちます。