リモートワークに必要なルールとは？つくる際のポイントも解説
大企業だけでなく、中小企業のあいだでもリモートワーク（テレワーク）は知られた働き方になってきました。新型コロナウイルスのときに慌ただしくリモートワークを導入し、現在も従業員の状況に応じて認めている企業も多いでしょう。
しかし、リモートワークのメリットを最大限に活かすためには、しっかりとしたルールづくりが必要です。ルールを明確にしておかなくては、リモートワーク導入によるデメリットが浮き彫りとなり、かえって生産性を落とす結果になりかねません。今回は、リモートワークのメリット・デメリット、ルールづくりのポイントを解説します。
リモートワークとは？
リモートワークはテレワークや在宅勤務と呼ばれることもあり、オフィス以外の場所で業務に従事することを意味します。仕事の効率や柔軟性を高め、限られた人的リソースを有効に活用するための方法です。リモートワークといっても必ず自宅での勤務を指すわけではありません。主に以下の4種類があります。
- 在宅勤務：自宅、あるいはカフェなどで働くこと
- サテライトオフィス：企業が提供する別のオフィスで働くこと
- モバイルワーク：外出先や移動中にスマートフォンやタブレットを使用して働くこと
- テレコミューティング：電話やオンライン会議システムで、遠隔地の同僚や取引先と会議や打ち合わせすること
現在はインターネットの普及やクラウドサービスの発展によって、毎朝決まった時間に出社してオフィスで働くスタイルにとらわれない、自由な働き方が可能になったのです。
【従業員側】リモートワークのメリットデメリット
新型コロナウイルスを機に多くの企業がリモートワークを経験したことで、メリットやデメリットが徐々に明らかになってきました。ここでは従業員側のメリット・デメリットを解説します。
メリット
リモートワークは従業員側にさまざまなメリットがあります。リモートワークは通勤の負担がないため疲労やストレスを軽減でき、余った時間は家族とのコミュニケーションや趣味、休息に充てることが可能です。そのため仕事と家庭生活とのバランスが取りやすく、子育て中や介護中の人でも安心。出社義務がないフルリモートワークなら、配偶者の転勤といった環境の変化があっても仕事を続けられます。
また作業環境を選べるのもリモートワークの魅力です。周囲に邪魔されずリラックスして作業に打ち込みたいときは自宅、おしゃれな雰囲気に身を置いて気分転換したいときはカフェなど、都度ベストな環境で働けます。
デメリット
働く側にとって理想的に思えるリモートワークですが、デメリットにも注意しなくてはなりません。特に自宅で仕事していると、プライベートとの切り替えが難しいでしょう。家族に話しかけられたり、つい怠けてしまったりすると仕事の生産性が下がります。リモートワークは成果だけで評価されがちです。十分な成果を挙げられなければ、待遇にも影響があるでしょう。オンオフの切り替えができなくては、ダラダラと働きすぎて身体を壊すケースもあります。
またリモートワークでコミュニケーションの機会を奪われることで、孤立感を深めてしまいストレスを感じる人もいます。特に自分だけで業務を完結できない新入社員は、リモートワークでは上司や先輩に相談がしにくく、1人で問題を抱え込んでしまう可能性が高いでしょう。
【企業側】リモートワークのメリットデメリット
次に、リモートワークの導入による企業側のメリット・デメリットを見ていきましょう。
メリット
リモートワークのシステムを上手に活用すれば、企業側にも多くのメリットがあります。まずリモートワークの選択肢を提示することで人材確保がしやすくなります。育児中や介護中、通勤距離が長いことを理由に勤務をあきらめていた人材も、リモートワークであれば組織で活躍できるでしょう。自然と従業員の満足度が上がり、生産性の向上も期待できます。
またリモートワークが広まれば、オフィススペースを小さくし光熱費などの経費も削減できます。従業員の交通費も抑えられるでしょう。従業員が毎日出社しオフィスで働く環境を整えるコストは決して小さくはありません。リモートワークの普及は、企業にとってこれらのコストを見直す良い機会にもなります。
デメリット
一方で、企業側はリモートワークの普及でさまざまな問題にも直面します。リモートワークでは従業員の勤怠や業務の進め方が見えづらく、適切な管理や指導が難しいのがデメリットです。さらに同じオフィスで働いていないことでコミュニケーション不全となり、チームワークが低下する恐れもあります。結果としてチームの生産性が下がる可能性が高いでしょう。
また従業員それぞれに作業環境の整備を任せると、セキュリティに不安が生じます。リモートワークの場合、人目に触れるところで機密情報を扱ったり、対策が万全でない端末を使用して情報漏洩が起きたりといったトラブルが起こり得るのです。
リモートワークのルールづくりのポイント7選
リモートワークでも生産性を維持し、メンバーのモチベーションを上げるためにはルール設定が必要です。リモートワークのメンバーを含むチームのマネジメントを成功させるために、以下の７つのポイントを心がけましょう。
- コアタイム（労働時間）を設定する
- 報告時間を決める
- 定期的な出社義務の必要性を検討する
- 健康管理を行う
- コミュニケーション管理を行う
- セキュリティ管理を行う
- 評価制度を見直す
それぞれ詳しく解説します。
1.コアタイム（労働時間）を設定する
コアタイムを設定しておけば、メンバー全員が離れた場所で仕事をしていてもコアタイムに必要な連携をとれるため、業務を円滑に進められるでしょう。
コアタイムには必ず連絡が取れるようにする、コアタイムにミーティングを設定して進捗を報告したりフィードバックを行ったりするというルールがあれば、比較的スムーズなコミュニケーションが可能になります。上司や同僚に尋ねたいことが生じたときも、コアタイムに疑問が解消できるとわかっていれば安心です。
またコアタイムを設定することで、それ以外の時間はマイペースに仕事できます。緊張感のメリハリがつくことで、従業員は怠けることもオーバーワークになることもなく、作業へのモチベーションを保てるでしょう。
2.報告時間を決める
上司への報告のルールもしっかりと決めておくことで、リモートワークでもマネジメントがしやすくなります。例えば、朝は必ず取り組む業務内容と目標を報告、夕方には結果を報告、毎週金曜日には1週間の進捗や直面している課題を報告するというように、報告する時間と内容を決めておくことが大切です。リモートワークではメンバーの働く様子が目に見えないため、こまめに報告を受けなくては問題が発生したときに早期発見ができません。
最初のうちは、度々報告しなくてはならないことにメンバーは窮屈さを感じるかもしれませんが、習慣化すれば抵抗も少なくなるでしょう。むしろリモートワークでも上司から適切なアドバイスやフィードバックが受けられることで、業務がスムーズになるメリットに気づくはずです。
3.定期的な出社義務の必要性を検討する
必要に応じて出社のルールを設けることも検討したほうがよいでしょう。週に1度、あるいは月に1度など出社日を設定し、チームのメンバーが対面でコミュニケーションを取ったほうが良い場合もあります。
もちろん遠方に住んでいるメンバーや、育児・介護中のメンバーなど、個々の事情に配慮したルールづくりが大切です。通勤がないことに魅力を感じて在籍しているメンバーが、負担が大きすぎるために離職しないようにしなくてはなりません。
しかし、特に社歴の浅いメンバーに関しては、出社の機会を設けて企業の文化や風土に馴染むことも必要です。出社頻度はメンバーの意見も聞きながら、慎重にルールを定めましょう。
4.健康管理を行う
リモートワークはメンバーの心身の健康管理も大切です。通勤の必要がないぶん身体的な負担は少ないように思われますが、リモートワークでは、オーバーワークになったり孤独感を深めたりといったトラブルが起こります。これらを未然に防ぐ、あるいは早期に発見するためには、健康管理を組織全体のルール化が有効です。
例えば休憩時間をしっかりと決める、健康状態を確認するための面談を設ける、メンタルヘルスやワークライフバランスについての講座を配信するなど、メンバーの健康に配慮した取り組みをしましょう。
5.コミュニケーション管理を行う
組織内のコミュニケーションを円滑にするためにもルールづくりが必要です。リモートワークでは相手の状況がわからないために、ついコミュニケーションが遠慮がちになります。また、オフィスではプライベートな雑談もできたのに、リモートワークだと業務に必要な連絡以外はしにくい雰囲気もあります。そこでコミュニケーションの頻度や時間、連絡手段をルール化することで「相手に話しかけても大丈夫」という安心感を与えることが大切です。
さらに複数人でオンラインなどで話すときには、管理職の立場のメンバーが先陣をきって、プライベートな話もできる雰囲気づくりをしましょう。メンバーの孤立感や不安を解消し、リモートワークでもチームとしての一体感を得られます。
6.セキュリティ管理を行う
情報漏洩やサイバー攻撃に備えて、セキュリティ管理についてのルールも明確にしましょう。パスワードの定期的な変更、公共のWi-Fiの使用禁止、不審なメールやサイトにアクセスしないといったルールを、再度チーム内で徹底してみてください。また自宅で作業する際には、データや機器を安全に管理するためのルールづくりも必要です。
また企業側は、従業員のためにセキュリティ教育の場やガイドラインを設け、セキュリティソフトやVPNなどのツールも提供する必要があるでしょう。セキュリティ対策のルールづくりは大変ですが、安全にリモートワークに取り組むためには避けて通れません。始めに必要な対策を考えておきましょう。
7.評価制度を見直す
リモートワークが本格化してくると、社内の評価制度の見直しも必要になります。リモートワークでは互いの働く様子が見えません。そのため客観的で公平な評価制度がなければ、チーム内で不満がくすぶる可能性があります。成果をどの程度重視するのか、あるいは目標に対して取り組む姿勢をどの程度重視するのか。誰もが納得できる方法で評価し、待遇に反映しましょう。
リモートワークがメインのメンバーと出社がメインのメンバーに、同じ評価軸を適用するかも悩ましい問題です。いずれにせよ不公平感を抱かせないために、あらかじめメンバーの意見もよく聞き、理解を得たうえで実施するとよいでしょう。
まとめ
優秀な人材の確保が年々難しくなっている現在、リモートワークは企業にとって大きなチャンスです。これまで育児や介護、遠距離を理由に活躍できなかった人材を活用し、事業を発展させることが可能になるでしょう。
一方で、リモートワークには勤怠管理やセキュリティなどの問題が付いて回ります。これらのリスクを最小限に抑えるためには、まず明確なルールをつくり、しっかりと現場に根付かせることが大切です。
リモートワークによってチームの生産性を向上させることは、働き方がますます多様化していくこれからの時代に企業にとっての重要な命題です。今から自社の風土に合ったリモートワークのルールを考え、従業員にとって働きやすい環境づくりに努めましょう。