ハイブリッドワークのメリットとは？成功のポイントも解説
働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響で、一気に広まった働き方がテレワークです。従業員が有効活用できる時間が増える、企業側のコストが削減できるなど、多くのメリットが期待できるテレワークですが、コロナ禍が落ち着きつつある現在、出社スタイルに戻す企業も増えてきました。
しかし、完全出社型ではなく、リモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入する企業も多いようです。本記事では、ハイブリッドワークを導入するメリットや成功のポイントを解説します。多様化した働き方に対応したいと考えている企業の皆様は、ぜひ参考にしてください。
ハイブリッドワークとは？
ハイブリッドワークとは、複数の方法を併用した働き方のこと。状況に合わせてオフィスに出社したり、在宅でテレワークしたりして働く場所を選択できるワークスタイルを指します。
働き方の選択肢が増えることで、従業員の事情や希望にも柔軟に対応可能です。結果的に仕事のモチベーションアップや、満足度の向上につなげられるでしょう。
最近ではオフィスや自宅だけでなく、コワーキングスペースやサテライトオフィスなど働く場所も多様化しており、ハイブリッドワークは今後も増えていくと考えられます。
ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークはリモートワークとオフィスワークの良いとこ取りが可能です。主なメリットは次の4つ。
- コミュニケーション不足になりにくい
- 柔軟に働ける
- 主体的に働ける
- 優秀な人材の確保につながる
それぞれ詳しく解説します。
1.コミュニケーション不足になりにくい
リモートワークには、通勤のストレスや面倒な人間関係が減るなど多くのメリットがありますが、極端にコミュニケーションの機会が減るデメリットもあります。基本的に1人作業でメンバーとのやりとりはチャットやメールのため、孤独感に悩む人も多くいたようです。
しかし、ハイブリッドワークを導入すれば、この課題を解決できます。例えば週に数日オフィスへ出社する働き方を組み合わせれば、他のメンバーと対面で話す機会が増え、孤独感の軽減につながるでしょう。わからない部分も聞きやすくなるため、生産性の向上やミスの軽減も期待できます。
2.柔軟に働ける
オフィスへ出社するスタイルとテレワークの両方を選べるようになれば、従業員が希望や状況に合わせて柔軟に働けるようになります。例えば、オフィスへ出社する働き方のみだった従来は、結婚や育児、介護などの理由によって出社が難しくなり、退職せざるを得ない人もいましたよね。
しかし、自宅やコワーキングスペースなどオフィス以外で働く選択肢が増えれば、事情が変化しても働き続けられる可能性が高まります。結果的に優秀な人材の流出防止も期待できるでしょう。
3.主体的に働ける
働き方の選択肢が増えることは、自分で課題を見つけて適した働き方を選択する必要があるということです。つまり、自己管理する能力が必要となります。誰かに働き方を決められないと動けないようでは、ハイブリッドワークのメリットを十分に実感できないでしょう。
つまり、自然と従業員に主体性が身に付くことも期待できます。うまく自己管理できればプライベートとの両立が可能になり、従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。ただし、従業員に主体性を身に付けてもらうためには、企業側もやる気を後押しするような工夫が求められます。「小さな成功体験を積ませる」「意見を言いやすいフラットな雰囲気をつくる」などして従業員に仕事が楽しいと思ってもらえれば、主体性を高めやすくなるでしょう。
4.優秀な人材の確保につながる
完全出社型ではなく、リモートワークも併用することで優秀な人材の確保につながります。リモートワークを許可することにより、子育て中の人や遠方に引っ越しする人も働くことが可能です。スキルを持っているけれど、体調不良や年齢の関係で通勤が困難な人の雇用もできるでしょう。優秀な人材を確保できれば、事業の利益向上にも役立ちます。人材不足の悩みも解決できるでしょう。
ハイブリッドワークのデメリット
多くのメリットがあるハイブリッドワークですが、いくつかデメリットもあります。主なデメリットは次の4つです。
- 従業員の勤怠管理が難しい
- 緊急対応しにくい
- 評価が難しい
- セキュリティ面に不安がある
それぞれ見ていきましょう。
1.従業員の勤怠管理が難しい
従業員の勤怠管理が難しくなるのは企業にとって手間がかかるため、大きなデメリットとなるでしょう。元々オフィスに出社しないリモートワークは勤務実態が見えにくく、勤怠管理が難しいといわれていました。これに出社型の働き方を組み合わせれば、さらに管理が複雑になることは容易に想像できるでしょう。
従業員の自己管理に頼っては、虚偽の報告をされるリスクもあります。適切な管理のためにも事前に対策しなければなりません。ICカードやタイムカードに加え、クラウド型の勤怠管理ツールの導入などを検討するのがおすすめです。
またWeb会議ツールを活用して、朝・夕礼を実施するのも勤務管理の実態を把握するために役立つでしょう。一人ひとりの顔が見えるため、従業員の健康管理も同時にできます。
2.緊急対応しにくい
仕事をしていると、トラブルの発生や予想外の展開によって緊急の業務が発生することもあるでしょう。しかし、従業員がテレワークでオフィスに出社していない場合、そのような緊急事態に迅速な対応ができないリスクもあります。特に連絡手段がメールや電話だけだと、連絡がすぐにつながらないケースもあるでしょう。
そのような状況への対策も必要です。Web会議ツールやチャットツールの導入も検討し、従業員に緊急時の対応方法を共有しておきましょう。
3.評価が難しい
リモートワークのデメリットでもある評価制度の難しさは、ハイブリッドワークでも変わりません。例えば前述のような緊急対応が必要になった場合、どうしても出社している従業員に負担がかかりやすくなります。にもかかわらず評価が一緒であれば、出社している従業員に不満が溜まるでしょう。
逆に出社している従業員ばかりの評価が上がれば、リモートワークしている従業員の不満が溜まりやすくなります。このような状況が続けば、人材流出のリスクも高まるでしょう。そのため、評価項目を明確にしておく必要があります。
4.セキュリティ面の不安
ハイブリッドワークの場合は、大切な企業のデータや個人情報を社外へ持ち出す機会が増えます。そのため、どうしてもセキュリティ面のリスクが高まると言わざるを得ません。サイバー攻撃や書類紛失の他にも、コワーキングスペースやカフェで仕事する場合は第三者の覗きによる情報漏洩リスクもあります。
大切なデータが流出すれば、企業側が大きな損害を受けることも。また他の取引先に迷惑をかけるケースもあるでしょう。このようなリスクを減らすために、セキュリティ面の強化が必要です。ウイルスソフトの強化やパスワード管理、社外で働く際のルールを徹底して万全なセキュリティ対策を講じましょう。
ハイブリッドワークを成功させる3つのポイント
うまく活用できれば多くのメリットがある一方、事前の対策がなければリスクもあるハイブリッドワーク。ここでは成功させるためのポイントを3つ解説します。
- チームで集まる日を決める
- セキュリティ教育を徹底する
- フリーアドレスを導入する
それぞれ解説します。ハイブリッドワーク導入を検討する際の参考にしてください。
チームで集まる日を決める
柔軟な働き方が可能になるハイブリッドワークですが、チーム全員で集まる日を設定しておくことも大切です。常に全員がバラバラな状態だとチームワークの強化が難しくなりますし、情報共有が十分にできないこともあるでしょう。
細かく出社日数を設定すると生産性が低下する恐れもありますが、いつもバラバラな状態にもデメリットがあります。業務内容やメンバーの状況に応じて、月に1回でも集まる日を決めるのがおすすめです。
セキュリティ教育を徹底する
企業の信頼にも大きくかかわるセキュリティ。万全な対策ができていないと、大切な情報が流出して大損害となる恐れがあります。例えば、カフェで従業員が作業している場合、トイレに立った数分でパソコンが盗難される可能性もあるでしょう。業務に集中していて周りの状況が目に入らず、第三者に覗き見されてしまう恐れもあります。
「少しの気のゆるみ」が企業に大きな損害を与えることを従業員に伝え、社外で働く際のルールを徹底して実践してもらうように教育が大切です。
フリーアドレスを導入する
フリーアドレスとは、従業員が固定の席を持たず出社時に働く席を自由に選べるオフィススタイルです。フリーアドレスを導入すると、従来のように決められた席が不要になります。
席が自由になれば、偶然隣に座った他部署の人と新たなコミュニケーションが生まれるメリットも。社内でいろいろな人と交流できれば、孤独感の解消にもつながるでしょう。また違う仕事をしている従業員との会話から、新たなビジネスアイデアが生まれることもあります。そのため、コミュニケーションの強化を図りたい企業におすすめです。
またフリーアドレスを導入すれば従業員の席を全員分確保する必要もなくなるため、空いたスペースを有効活用できますし、長い目で見れば経費の削減も期待できます。
ハイブリッドワーク用に企業の制度・ツールもアップデートしよう
ハイブリッドワークの導入を検討したら、企業の制度やツールもアップデートしましょう。ポイントを3つ解説します。
- ハイブリッドワークに適したツール・環境を用意
- セキュリティに関する教育体制
- 報酬・評価制度
それぞれ解説します。
ハイブリッドワークに適したツール・環境を用意
ハイブリッドワークを検討したら、適したツールや環境を用意しましょう。おすすめは以下の3つです。
- Web会議ツール
- チャットツール
- クラウド型の勤怠管理ツール
また従業員がリモートワークする環境も考えなければなりません。セキュリティ対策が万全にされたノートパソコンやスマートフォンの貸与なども欠かせないでしょう。
セキュリティに関する教育体制
従業員に「セキュリティには気を付けましょう」と呼びかけることは大切ですが、それだけでは足りません。なぜなら、従業員一人ひとりがセキュリティに対して同じ考えを持っているとは限らないからです。なかには「少しくらいなら大丈夫」と、パソコンをカフェの机に置いたまま席を外してしまう従業員もいるかもしれません。
そのため、事前にどのような点に注意するべきかルールを明確に設定しましょう。ウイルスソフトの導入や二段階認証も欠かせません。安全にハイブリッドワークを進めるうえで、セキュリティに関する教育は徹底しましょう。
報酬・評価制度
従業員のモチベーションを保つためにも、適切な報酬・評価制度の見直しが必要です。リモートワークの場合は、従業員の勤務態度が見えにくいため、上司によって評価にばらつきが出た企業もあったでしょう。
しかし、適切な評価がされていないと従業員が感じれば、離職の原因となります。そのため、評価基準を見直して上司による評価のばらつきを改善するよう努めましょう。
まとめ
ハイブリッドワークを導入することで、多様な働き方を実現できます。従業員が状況や希望に合わせて働けるようになれば、満足度も高まり仕事へのモチベーションもアップするでしょう。しかし、ルール設定やセキュリティ対策が万全でないと、情報漏洩や人材流出のリスクもあります。
まずはハイブリッドワーク導入にあたっての課題を洗い出し、どのようなルール設定やツール導入が必要か考えてみましょう。成功すれば、企業にとって多くのメリットをもたらすはずです。