フルリモートワークの場合、上司に付きっきりになることはありませんが、主に以下のような業務で上司をサポートします。

• スケジュール管理
• 会議や出張の手配
• 書類作成や資料の準備
• 問い合わせ対応や連絡業務

これらはすべてインターネットのサービスや電話さえ使えれば、場所を選ばず対応可能です。自宅やカフェなど自分の好きな場所で、上司や顧客とコミュニケーションを取れるでしょう。

従来は、秘書の仕事の多くが都心部に集中していました。そのため、地方在住の人は秘書の仕事に憧れていても、求人が少なくあきらめざるを得ないケースが多かったのです。しかし、出社義務のないフルリモートワークであれば、地方在住の人でも都心部の企業で秘書として働けるでしょう。

住む場所や家庭の状況に左右されにくいフルリモートワークでは、個々の仕事に対する適性が重要です。ここでは秘書に向いている人の特徴を6つ紹介します。

1. 人と話すのが苦にならない
2. 身だしなみに気を配れる
3. 丁寧な言葉遣いができる
4. 周囲に気配りができる
5. 人のサポートにやりがいを感じる
6. 時間に正確に行動できる

それぞれ詳しく解説します。

1.人と話すのが苦にならない

人と話すのが苦ではなく、誰にでも気持ちの良い対応ができるのは秘書の適性の一つです。秘書は、出社の必要がないフルリモートワークのなかでは人と話す機会が多い仕事です。サポートするべき上司とは密に連携を取らなくてはなりませんし、顧客とのやり取りも必要になります。

フルリモートワークの場合、コミュニケーションの手段はビジネスチャット・メール・電話・オンライン会議システムです。ビジネスチャットやメールでは必要最小限のやり取りで済みますが、電話やオンライン会議システムではときに雑談も交えながら、明るい会話を心がけましょう。

2.身だしなみに気を配れる

秘書の仕事では、身だしなみに気を配ることも重要です。秘書という存在は上司の代理、企業の顔でもあります。フルリモートワークの場合、出社のときほど神経質になる必要はありませんが、それでもオンライン会議システムで顔を出して話すときのことを考え、身だしなみは整えておく必要があるでしょう。美しく見せるために飾り立てる必要はありませんが、清潔感があり品を感じさせる装いが大切です。

3.丁寧な言葉遣いができる

秘書は丁寧な言葉遣いも意識しなくてはなりません。身だしなみ同様、言葉遣いも印象を大きく左右します。秘書が顧客とやり取りするとき、間違った敬語を使っていたり、くだけた言葉遣いをしたりすると、企業全体の印象も悪くなってしまいます。相手に不快感や失礼な印象を与えない話し方を心がけましょう。

また電話やオンライン会議システムだけでなく、メールやビジネスチャットの書き言葉の印象も大切です。特にチャットは素早さが求められて推敲の時間がないため、日頃から自然と正しい敬語が使えることが求められます。

4.周囲に気配りができる

日頃から周囲に気配りをしている人は、秘書としての適性があるといえます。秘書の主な仕事は上司のサポートですが、上司からの指示を待っているだけでは与えられた役割を果たせません。相手の状況を理解してニーズを把握し、先回りして必要なサポートをする能力が求められます。

周囲への気配りができる人は、こうした行動を日々自然と繰り返しています。常に周囲の人たちの状況や気持ちを考え、自分に求められていることを考える癖がついていれば、秘書の仕事でも高いパフォーマンスを発揮できるでしょう。

5.人のサポートにやりがいを感じる

秘書の仕事でモチベーションを維持するには、人のサポートにやりがいを感じられることが大切です。秘書に求められるのは上司や顧客へのサポートです。

裏方的な業務のため、自身が前に出て活躍したいと考える人には不向きかもしれません。秘書の仕事には、自分の働きがサポートしている相手の仕事や、事業全体の成果につながっていることを感じられる人が向いています。

特にフルリモートワークの場合、サポートしている相手の顔を見る機会も少ないため、やりがいを感じにくいかもしれません。それでも陰ながら事業を支える秘書の仕事に誇りを感じられる人は適性があるといえます。

6.時間に正確に行動できる

秘書は時間に対する正確さも求められます。秘書の仕事には、スケジュール調整や会議室の手配など、時間の管理に関わる業務が多くあります。時間に正確に行動できる人でなければ、上司や顧客の信頼は得られません。互いの仕事の状況がうまく把握できないフルリモートワークでは、秘書の時間管理にミスがあると関係者全員のスケジュールが狂うリスクがあるのです。秘書としての適性を身に付けるには、常日頃から厳格な時間感覚を持って行動する習慣が大切です。

秘書はいつの時代も人気の職種です。特に住む場所に左右されないフルリモートワークの求人となれば、高い競争率を勝ち抜いて内定を獲得しなくてはなりません。フルリモートワーク可能な秘書求人に応募する際は、内定獲得のために以下の3つを押さえておきましょう。

• 秘書への適性をアピールする
• 企業理念や事業内容に深い理解を示す
• 経歴・資格をアピールする

それぞれ詳しく解説します。

秘書への適性をアピールする

秘書としての自身の適性をアピールするのも一つの手段です。見だしなみ・丁寧な言葉づかい・時間の正確さは、言葉にしなくても、選考の過程でアピールできます。また面接で採用担当者とスムーズに意思疎通できれば、コミュニケーション能力の高さも伝えられるでしょう。

周囲への気配りやサポート業務が得意なことは、これまでの実績と絡めて説明すると効果的です。秘書としての実績がなくとも、職場でサポート役として活躍したエピソードなどを交えつつ、自身の適性をアピールしましょう。

企業理念や事業内容に深い理解を示す

内定を獲得するためには「その企業に入りたいと考えた明確な理由」が必要です。フルリモートワークや秘書の仕事であればどの企業でも良かった、と思われてしまうと内定は得られません。

その企業でなければならない理由を探す際には、企業理念や事業内容をしっかりと理解することが大切です。特に企業理念に深く共感できることは、入社後に企業風土に馴染むために必要な条件です。

企業のホームページやSNSの公式アカウントなどをチェックし、応募先の企業がどのような理念を持って事業を運営し、従業員が日々の仕事にやりがいを感じているのか理解しましょう。

出社のないフルリモートワークだからこそ、企業は理念でチームとつながれる人材を求めているのです。自分が共感できる理念が見つかれば、面接ではその点を強くアピールしましょう。

経歴・資格をアピールする

フルリモートワークの場合、未経験の人材にゼロから秘書の仕事を教えるのは大変です。自身で仕事を管理し、スキルアップしていけるというアピールのために、秘書の仕事に活かせる資格や経歴は必ず面接で伝えるようにしましょう。

資格であれば秘書検定はもちろん、英語を使う仕事の際は英検やTOEICのスコアも強みになります。また現在オンライン講座で関連業務について学んでいることをアピールしてもよいでしょう。

過去の経歴は一度経験したことの棚卸しをして、スケジュール管理や他のメンバーのサポート業務の経験があれば、わかりやすくまとめておきましょう。応募している仕事内容と照らし合わせて、経験を活かせることが採用担当者にイメージできるよう伝えることが大切です。

フルリモートワークが仕事探しの第一条件の場合、一般的な求人サイトをいくつも併用するより、まずリモートワークに特化した求人サイトを利用するのが効率的です。

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フルリモートワークの働き方が国内の中小企業にも広く普及するなかで、より多様な仕事がフルリモートで対応できるようになりました。上司に付き従ってサポートに徹するイメージの秘書も、現在ではオンラインサービスを駆使して、自宅にいながらより主体的に働くことが可能です。

ただし、秘書という人気の職種で、さらにフルリモートワークの条件が付くと競争率が上がり、内定を獲得するのは容易ではありません。

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