テレワークに便利なツール・アイテムを紹介!選び方や導入事例も解説
テレワークをスムーズに行うために、便利なITツールやアイテムは欠かすことができません。ツールを適切に使うことで、業務の効率や生産性の向上が期待できます。この記事では、テレワークに便利なツールの選び方や活用事例を紹介しています。
テレワークには通勤時間の短縮や企業側のコスト削減など、多くのメリットがあります。
その反面、コミュニケーションがとりにくい、情報共有がおろそかになるといった問題も発生しがちです。
スムーズに業務を進めるために、最近はテレワークに特化したさまざまなツールが、数多く開発されています。
企業の形態や働く人に合わせて最適なツールを導入すれば、業務のさらなる効率化が可能です。
またテレワークをするにあたって、業務環境が整備されていないと業務効率が下がる可能性も高まります。そのためデスクや椅子、デバイスなど業務環境の整備も必要です。
今回はテレワークに便利なツールやアイテムの選び方や実際に導入された企業の事例を紹介します。
テレワークには便利ツールが必須
コミュニケーションツールや便利グッズは、テレワークに欠かせません。
テレワークでは、コミュニケーションやタスクの管理をインターネットを通して行います。実際に顔を合わせないので声色やしぐさ、言葉の細かなニュアンスが伝わりにくいことも考えられるのです。出社時は会議室などに集まって行う打ち合わせやミーティングも、オンライン上で完結させる必要があります。会議をスムーズに進行するためには、オンライン会議ツールの導入はもちろん、社員一人ひとりがカメラやマイクを準備する必要があります。
またテレワークの生産性をより高めるために、ITツールだけでなく便利なグッズを用意するとよいでしょう。デスクやチェアを始め、マウスやキーボードといった周辺機器を使いやすい物にすることで、テレワークしやすくなります。
さらにリフレッシュグッズを用意することで、リラックスしやすい環境が整います。
ツールや便利グッズを使うことで在宅勤務のデメリットを減らし、メリットを最大化できるでしょう。
テレワークのデメリット
テレワークは出社業務と異なる点が多くあります。落ち着く環境で作業できたり、出勤時間がなくなったりとメリットがある一方で、テレワークならではのデメリットも。
テレワークでのデメリットには、以下があります。
- 自宅でひとりで働くことで、孤独感を感じる
- 非対面でのコミュニケーションがとりにくい
- 時間管理がおろそかになり、仕事とプライベートのバランスが崩れる
- 誰にも見られていないため、集中力が低下する
- 自前のデジタル機器を使う場合、セキュリティが甘いことがある
出社業務と比べてどんな問題があるのか、ひとつずつ見ていきましょう。
自宅でひとりで働くことで、孤独感を感じる
出社して仕事をしていると、ほぼ毎日のように上司や同僚、お客様と会話する機会があります。業務中はもちろん一緒に昼食をとったり、退勤後に飲みに行ったりということもあるでしょう。
テレワークの場合、基本的には家で1人で仕事を進めます。直接会話する機会がほとんどないので、孤独感を感じる人も多いでしょう。
孤独感は仕事のモチベーションが低下する、仕事がつまらなく感じるといった事態を招く危険性があるため注意が必要です。
非対面でのコミュニケーションがとりにくい
対面でコミュニケーションをとる場合、言葉だけでなく表情や声色、ジェスチャーなどから情報を読み取ります。しかしカメラを通してオンラインで話すと、細かな情報が伝わりづらいデメリットがあります。
また連絡手段としてチャットを用いる場合もありますが、伝え方によっては相手に誤解を与えてしまうことも少なくありません。
効率良く業務を進めるためには、スムーズにコミュニケーションをとる必要があるのです。
時間管理がおろそかになり、仕事とプライベートのバランスが崩れる
テレワークは、仕事とプライベート時間の境目があいまいになる場合があります。出社の場合、仕事が終わったら帰宅となるため、仕事のオンオフがはっきりしています。しかし、自宅で仕事するとなると、仕事時間外の突発的な対応が増えることも考えられるでしょう。
仕事とプライベートのバランスを整えるために、自分で時間やタスクをしっかり管理する必要があります。
誰にも見られていないため、集中力が低下する
出社の場合は周りに人がたくさんいるため、ある程度緊張感を持って仕事に望めます。適度な緊張感があると仕事への集中力が高まり、生産性の向上も期待できるでしょう。
しかしテレワークの場合、人の目がない状況で仕事をすることが多いです。そのため、緊張感や集中力が低下します。
テレワークのメリットとして、リラックスできる環境がありますが、逆に生産性を低下させる原因にもなるので注意が必要です。
自前のデジタル機器を使う場合、セキュリティが甘いことがある
テレワークの場合、自分のパソコンやスマートフォンを使って仕事することがあります。プライベートで使用するデバイスと同じものを使う場合、セキュリティ面に注意しましょう。
出社して仕事をするときには、基本的に企業から支給された業務専用のデバイスを用います。デバイスにはあらかじめコンピューターウイルス対策ソフトやセキュリティソフトがインストールされています。
しかし、個人所有のデバイスの場合、セキュリティソフトを入れていないこともあるでしょう。
また自宅に個人のデバイスがなく、家族共有のものを使いたい人もいますが、セキュリティの心配は大きいです。
特に個人情報や企業の機密情報を扱う場合、少しのミスが企業全体の損失につながります。
自分専用のデバイスを使う、家族に見られない環境で仕事をする、セキュリティソフトを導入するといった対策が必要です。
テレワークの便利ツールを選ぶポイント
テレワークに使える便利ツールにはさまざまなものがあります。スムーズに仕事を進めるためには、自分やチームに合ったものを選ぶようにしましょう。この章では、テレワークで使用するツールを選ぶポイントを4つ紹介します。
セキュリティ対策がされているか
セキュリティ対策は、テレワークにおいて重要な事柄の一つです。
セキュリティ対策が甘いと、大切な企業の情報が外部に流出したり、コンピューターウイルスに感染したりします。
テレワークにおけるセキュリティ対策のポイントには、以下があります。
- 自分専用のパソコンを使っていますか?
- ウイルス対策ソフトは使用デバイスにインストールされていますか?
- パスワードの管理は厳重ですか?
- パスワードは定期的に変えていますか?
- プライベートと同じパスワードを仕事でも使っていませんか?
- VPNを使用して、企業のシステムにアクセスしていますか?
- メールでファイルを送るとき、ファイルを暗号化していますか?
- パスワードをかけたファイルとパスワードを別のメールで送っていますか?
- 公共のWi-Fiを使用していませんか?
- 不審なメールやファイルに注意していますか?(特にプライベートのパソコンと共有の場合は注意しましょう)
- 席を立つ際、パソコンをロックしたり、スリープ状態にしていますか?
- リビングや他人の目につく場所に書類などを放置していませんか?
- 公共の場で企業の情報を話したり、大声で仕事の電話をしていたりしてませんか?
これらのポイントに注意することで、より安全にテレワークができます。
特にデバイスのセキュリティ対策は、いろいろな企業からソフトやツールが出ているので、適切なものを導入するとよいでしょう。
社内・チーム内で共有できるツールか
テレワークでは、社内の人とどのようにコミュニケーションをとるのかが重要です。
テレワークのコミュニケーションツールとして、テレビ会議システムやチャットツールなどが挙げられます。また、チーム内でのタスクや進捗確認にツールを用いる場合もあるでしょう。
テレビ会議システムやチャットツールは問題ありませんが、タスク管理ツールのなかには他の人と共有できないものもあります。
チームとしてプロジェクトを進める場合、タスクや進捗の共有が必須なので、ツールを選ぶ際に注意しましょう。
必要な機能が網羅されているか
テレワーク用のソフトやアプリ、ツールには、以下のようなさまざまな機能があります。
- ビデオ会議・通話機能
- チャット機能
- メール機能
- 画面共有機能
- オンラインストレージ
- タスク管理機能
- プロジェクトのスケジュール・進捗管理機能
- シフト作成・共有機能
- リモートアクセス機能
- ウイルス対策ソフト
- VPN
- ハードウェア(Webカメラ、ヘッドセット、デュアルディスプレイなど)
必要としている機能が不足したツールを選ぶと、スムーズに仕事を進めることが難しくなります。
逆に無駄な機能が多いツールは、使い勝手が悪かったり、ツールの使い方に苦労したりする可能性も考えられます。
自分やチームにとって、必要な機能を兼ね備えたシンプルなツールを選ぶのがよいですね。
全員が使いやすいツールか
テレワークのツールを選ぶとき、メンバー全員が使いやすいツールを選ぶことが大切です。
全員がパソコンに詳しければよいのですが、場合によってはパソコン操作が苦手な人もいるでしょう。複雑な構造のツールを導入すると、従業員がうまく使いこなせずに業務に支障をきたす可能性もあります。
ツールの導入時は、使う全員が無理なく使えるものを選ぶとよいですね。
テレワークを効率化する便利ツール・アプリ
テレワークを効率化するためのツールやアプリを選ぶ際は、機能や金額などを比較したうえで選択するのがよいでしょう。
今回は以下のツールを紹介します。
- Web会議ツール:Zoom・Whereby・Microsoft Teams
- ビジネスチャットツール:Slack・Chatwork
- ナレッジ共有ツール:Notion・esa
- タスク管理ツール:Trello
- 勤怠管理・シフト管理システム:ジョブカン
- 電子契約ツール:電子印鑑GMOサイン
それぞれのツールの特徴とプランをまとめたので、参考にしてください。
Zoom(ズーム)
Zoom(ズーム)は、アメリカのZoomビデオコミュニケーションズが開発した、Web会議・ビデオ会議ツールです。ビデオ会議以外にもウェビナーやグループチャット、コンテンツ共有などが可能で、多くの企業で使われています。
Zoomのメリット
- 多くの企業で導入されている
Zoomを導入している企業も多く、誰でも使いやすいツールです。 - 通信が安定している
シンプルなツールで必要な通信量が少なく、通信環境が安定しています。 - ログインや登録が不必要
Web会議の主催者以外はログインの必要がなく、送られてきたURLに接続するだけで会議に参加できます。
Zoomのデメリット
- 無料プランは40分まで
無料プランは1回のミーティングが40分までと決まっています。長時間の会議になる場合は注意が必要です。 - 会議中のコミュニケーションしかできない
会議前や会議後にコミュニケーションをとりたい場合、他のツールを使う必要があります。
Zoomのプラン・料金体制
基本 | プロ | ビジネス | ビジネスプラス | |
対象 | 個人 | 小規模チーム向け | 中小企業向け | 大企業向け |
月額 | 無料 | 2,125円/ユーザー | 2,700円/ユーザー | 3,125円/ユーザー |
年額 | 無料 | 20,100円/ユーザー | 26,900円/ユーザー | 31,250円/ユーザー |
会議時間 | 最大40分 | 最大30時間 | 最大30時間 | 最大30時間 |
出席人数 | 100人まで | 100人まで | 300人まで | 300人まで |
ホワイトボード | 3 つ同時に編集ができる | 3 つ同時に編集ができる | 無制限 | 無制限 |
その他 | ワークスペースの予約が可能 |
Whereby(ウェアバイ)
Whereby(ウェアバイ)は、ノルウェーのTelenorが提供するWeb会議ツールです。専用のアプリをインストールする必要はなく、インターネットブラウザから利用できます。URLをクリックするだけと手軽なため、誰でも使いやすいツールといえるでしょう。
Wherebyのメリット
- 参加者はアカウント登録の必要がない
Web会議の主催者のみがアカウント登録すれば良いので、参加者の手間が省けます。 - ブラウザのみで完結する
アプリが不必要で、インターネットブラウザが開ける端末であれば、どこからでも会議に参加できます。
Wherebyのデメリット
- 通信環境が悪いことがある
場合によっては、画質や音声などに乱れが生じることがあります。
1つの会議に参加できるのが、無料版の場合4人までと少ないです。 - 日本での知名度が低い
Zoomに比べて日本での知名度が低く、導入する場合は使い方を周知する必要があります。
Wherebyのプラン・料金体制
フリー | プロ | ビジネス | |
対象 | 無料プラン | 基本プラン | 企業向け |
月額 | 無料 | 6.99$/ユーザー | 9.99$/ユーザー |
会議時間 | 最大45分 | 無制限 | 無制限 |
ルーム作成 | 1つ | 3つ | 無制限 |
出席人数 | 100人まで | 100人まで | 200人まで |
画面共有 | あり | あり | あり |
録画・録音 | なし | 無制限 | 無制限 |
Microsoft Teams(チームズ)
Microsoft Teams(チームズ)は、マイクロソフトが提供するコミュニケーションツールです。Skype for businessの後を継ぐ形で登場し、ビデオ会議機能の他、チャット機能やファイルの共有機能などを兼ね備えています。Microsoft 365との連携もできるため、総合的なコミュケーションが可能です。
Microsoft Teamsのメリット
- 総合的なコミュニケーションができる
ビデオ会議はもちろん、チャットの機能も備えているため、ひとつのツールでコミュニケーションを完結できます。 - スマホアプリからも利用できる
ブラウザ、デスクトップ、スマホアプリとさまざまな方法で使用可能です。
Microsoft Teamsのデメリット
- 通信データが大きい
総合的なツールのため通信データが大きく、通信環境が不安定になることがあります - Microsoft製品以外との連携に弱い
Microsoft製品との連携を前提につくられているため、Macintoshのソフトなどとの連携ができません。
Microsoft Teamsのプラン・料金体制
Microsoft Teams | Microsoft Teams | Microsoft 365 | Microsoft 365 | |
月額(税別) | 無料 | 500円/ユーザー | 750円/ユーザー | 1,560円/ユーザー |
会議時間 | 最大30時間 | 最大30時間 | 最大30時間 | 最大30時間 |
会議時間 | 最大60分 | 最大30時間 | 最大30時間 | 最大30時間 |
出席人数 | 100人まで | 300人まで | 300人まで | 300人まで |
クラウドストレージ | 5GB/ユーザー | 10GB/ユーザー | 1TB/ユーザー | 1TB/ユーザー |
録音 | なし | なし | あり | あり |
その他 | ウェビナーの開催 |
Slack(スラック)
Slack(スラック)は、アメリカのSalesforceが提供するビジネスチャットツールです。リアルタイムでチャット可能なため、テレワークのコミュニケーションツールとして人気があります。日本では50万人以上の人に利用されており、認知度も高いのが特長です。
Slackのメリット
- 連携機能が優秀
Googleドライブやカレンダー、Zoomといった他のビジネスツールと連携ができるので便利です。 - 過去のメッセージを把握しやすい
プロジェクトやトピックごとにスレッドを立てられるため、過去のチャットを見返しやすいです。
Slackのデメリット
- チャットを見落とす可能性がある
スレッドが多いため、自分に対する連絡を見落とす場合があります。 - ミーティング機能に制限がある
無料版の場合、1対1でのみパドルミーティングが行えます。会議をメインに使いたい人にとっては使いづらいかもしれません。
Slackのプラン・料金体制
フリー | プロ | ビジネス | |
月額 | 無料 | 1,050円/ユーザー | 1,800円/ユーザー |
メッセージ履歴 | 過去90日間のみ保存される | 無制限 | 無制限 |
ファイルストレージ | 過去90日間のみ保存される | 無制限 | 無制限 |
社外とのつながり | ダイレクトメッセージ送信 | ダイレクトメッセージ送信 | ダイレクトメッセージ送信 |
パドルミーティング | 1対1のみ | 可能 | 可能 |
アナリティクス | 制限付きで可能 | 可能 | 可能 |
その他 | 24時間体制のサポート |
Chatwork(チャットワーク)
Chatwork(チャットワーク)は、大阪に本社のあるChatwork株式会社が提供するビジネスチャットツールです。日本で生まれたツールのため、日本人にとって使いやすいのが特長。現在では世界200か国の企業で導入されており、グローバルなツールとして活用されています。
Chatworkのメリット
- 国産で使いやすく安心
もともと日本企業に向けて設計されているので、チームや企業全体に取り入れるのに適しています。 - タスク管理機能がある
自分やチームのタスクをひとめで確認できます。誰が担当しているかや未完了のタスクが何かということも確認しやすいです。
Chatworkのデメリット
- 無料プランのメッセージ閲覧期間が短い
無料プランの場合、メッセージを閲覧できる期間が40日と短く、過去の情報を検索できません。 - 必要な情報が流れてしまう可能性がある
同じチャット内で複数の話題を展開すると、自分にとって必要な情報や連絡を見落とす場合があります。
Chatworkのプラン・料金体制
フリー | ビジネス | エンタープライズ | |
月額 | 無料 | 600円/ユーザー | 960円/ユーザー |
メッセージ閲覧 | 直近40日以内のみ | 制限なし | 制限なし |
メッセージ 検索 | 最大200件まで表示できる | 最大200件まで表示できる | 最大200件まで表示できる |
広告 | 表示 | 非表示 | 非表示 |
ビデオ通話 | 1対1のみ | 14人まで | 14人まで |
ストレージ要領 | 5GB/組織 | 10GB/ユーザー | 10GB/ユーザー |
その他 | セキュリティ強化 |
7/3よりビジネスプラン・エンタープライズプランの料金が変更される予定です。
ビジネス:840円/月
エンタープライズ:1,440円/月
Notion(ノーション)
Notion(ノーション)は、Notion Labsが提供する多機能ツールです。ドキュメント作成・タスク管理など、業務に関連するフローをひとつのツールで完結できるのがメリット。万能アプリと呼ばれ、企業の規模や業種を問わず導入されています。
Notionのメリット
- スマートフォンでも利用できる
スマートフォン版アプリもあり、外出時でも利用ができます。 - 連携できるアプリ・サービスが多い
APIを利用し、さまざまなサービスやアプリと連携できます。
Notionのデメリット
- 機能が複雑
使える機能が多いため、パソコンに詳しい人でないと使いこなせない可能性があります。
Notionのプラン・料金体制
フリー | プラス | ビジネス | エンタープライズ | |
月額 | 無料 | $10/ユーザー | $18/ユーザー | 相談 |
ブロック数 | 個人利用:制限なし | 制限なし | 制限なし | 制限なし |
ゲスト招待 | 10人まで | 100人まで | 250人まで | 無制限 |
ページ履歴 | 7日間 | 30日間 | 90日間 | 無制限 |
ファイルアップロード | 無制限(1ファイルあたり5MBまで) | 無制限(1ファイルあたり5GBまで) | 無制限(1ファイルあたり5GBまで) | 無制限(1ファイルあたり5GBまで) |
PDFのエクスポート | なし | なし | 一括エクスポート 可能 | 一括エクスポート 可能 |
その他 | 高いセキュリティ性 |
esa(エサ)
合同会社esaが、「情報を育てる」というコンセプトのもとに設計した情報共有ツールがesa(エサ)です。記事をつくる際に、複数人で共有したり、同時に編集したりという機能が備わっています。SlackやChatworkといったチャットツールと連携することで、業務をさらに効率化できます。
esaのメリット
- ドキュメントが一括管理できる
カテゴリ設定ができるので、企業やチームのドキュメントを一つに集約できます。 - マークダウン記法を採用しているため、見やすいドキュメントになる
見出しや箇条書きなどを設定でき、まとまりのあるドキュメントを作成できます。
esaのデメリット
- マークダウン記法は使いづらい可能性がある
マークダウン記法は、特殊な書き方をする必要があり、パソコンが苦手な人にとっては使いづらいかもしれません。
esaのプラン・料金体制
無料トライアル:チームを作成月から2か月後の月末まで無料で使用できます。
利用料金(一律):月額500円(税込)/ユーザー
Trello(トレロ)
Trello(トレロ)は、アメリカのFog Creek Softwareが開発したタスク管理ツールです。ボードにタスク(カード)を貼るような形で、タスクを視覚化します。チーム内でのタスク共有も簡単で、情報共有の面でも優れています。
Trelloのメリット
- 使いやすいシンプル設計
タスクをカードとして作り、それをボードに貼り付けるだけというシンプルなデザインで誰でも使いやすいです。 - スマートフォンアプリにも対応している
スマートフォンアプリもリリースされているため、外出先でも確認ができます。
Trelloのデメリット
- 無料で使える機能が少ない
ビュー機能やタイムラインといった便利な機能は、有料プランでのみ使用可能です。 - タスク数が増えたときに管理しにくい
100人以上のプロジェクトや1000をこえるタスクが発生する場合、全体が把握しにくく、使いづらさを感じます。
Trelloのプラン・料金体制
FREE | STANDARD | PREMIUM | ENTERPRISE | |
月額 | $0 | $6/ユーザー | $12.50/ユーザー | $17.50/ユーザー |
ボード数 | ワークスペースあたり10枚まで | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
カード数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
ストレージ | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
ワークスペースでのコマンド実行 | 250回/月 | 1,000回/月 | 無制限 | 無制限 |
アクティビティログ | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
ジョブカン
ジョブカンは、株式会社Donutsが提供する勤怠管理システムです。クラウド型でフレックスタイム制や裁量労働制といった変則的な業務形態にも対応しているのが特長です。これまでタイムカードやカードキーで出退勤管理していた場合、テレワークにより勤怠管理が難しい場合があります。ジョブカンは、テレワーク時の勤怠管理が必要なときに便利なツールです。
ジョブカンのメリット
- 出退勤管理はもちろん、勤怠管理にかかわることがひととおりできる
休暇申請や工数管理といった機能も使用できます。機能をいくつ使用するかによって利用料金が変わるので、必要なもののみ採用するとよいでしょう。 - 給与管理システムとの連携ができる
給与管理システム・ソフトと連携でき、出退勤管理→給与計算の工程が効率化できます。
ジョブカンのデメリット
- オフラインで使用できない
クラウド型のため、オンラインの環境下でしか使用できません。インターネット環境の不具合やトラブルで出退勤申請ができない場合の対処法を考えておく必要があります。 - 打刻ミスの場合の修正が大変
打刻後の修正は、管理権限をもつ担当者の承認が必要です。大企業の場合、打刻修正による担当者の負担も大きくなることが考えられます。
ジョブカンのプラン・料金体制
無料プラン | 有料プラン | 大企業向けプラン | |
月額 | 無料 | 400円/ユーザー | 別途お見積り |
従業員数 | 5人まで | 無制限(目安:500人まで) | 500人以上 |
機能 | 他サービスとの連携が制限される | 制限なし | 制限なし |
手続きの保存期間 | 30日間まで | 制限なし | 制限なし |
サポート | あり | あり | あり |
電子契約機能 | 使用不可 | 200円/件で使用可能 | 別途お見積り |
なお、どのプランも初期費用やサポートに別費用はかかりません。
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供するクラウド型電子契約サービスです。これまでは、書面に署名・押印して交わす労働契約がメジャーでした。しかし、テレワークにあたって居住地と業務場所が遠いケースもあり、時間や交通費の削減で電子契約を導入する企業も増えています。
電子印鑑GMOサインのメリット
- 契約の作業効率が良くなる
契約書の発送や、データ保存のためのスキャンといった業務が不要なので、郵送代や人件費のコストを削減できます。 - 契約書の保管に困らない
契約書はデータとして自動的にクラウドに保存されます。紙の契約書と違い、保管場所に困ることがありません。
電子印鑑GMOサインのデメリット
- 利用料金が高い
導入にあたってコストが発生します。月額の基本使用料もあり、セキュリティ機能はオプションパックになっているので、初期投資が高くなります。 - 契約する人が電子契約に対応していない可能性がある
電子印鑑に対応していない企業が相手の場合、電子契約が難しいことが考えられます。
電子印鑑GMOサインのプラン・料金体制
お試しフリープラン | 契約印&実印プラン | |
月額 | 無料 | 9,680円 |
登録ユーザー数 | 1ユーザーのみ | 無制限 |
送信数 | 5件/月 | 無制限 |
文書テンプレート | 5件まで | 無制限 |
アドレス帳機能 | 5件まで | 無制限 |
印鑑タイプ | 契約印タイプ(立会人型)での署名 | 契約印タイプ(立会人型) |
その他 | ユーザーグループ管理 |
オプションとして、セキュリティ・内部統制パックや本人確認パックの設定もあります。また、拡張機能も有料にて追加が可能です。
テレワークの便利ツール導入事例
テレワークに便利ツールを導入する場合、何を改善したいのか考えて使用用途や機能を選ぶのが重要です。
ここではツールの導入によって、実際にテレワークの生産性や効率が上がった事例を2つ紹介します。
①株式会社DTSの事例
導入ツール:Zoom(ズーム)
導入時期:2020年春、役職者に権限付与→2021年3月、全社導入へのプロジェクトスタート
導入のきっかけ:「出社率の7割削減」を目標に、テレワーク制度を導入したため
テレワーク時の社内コミュニケーションの手段として、Zoomを導入。ところが、最初は限定的な導入であったため、管理職同士の会議には使用されたものの、社員間でのコミュニケーションツールとしては、目的を果たしませんでした。
テレワークをスタートさせて1年が経った頃に、問題の改善を図るため全社でZoomを導入することに決めました。
導入後は、徐々に従業員にツールが浸透し、コミュニケーションツールとして機能するようになりました。部署やプロジェクトごとのやり取りも促進されています。
以前はメーリングリストを利用していましたが、メーリングリスト申請や作成の手間がなくなり業務の効率化が図れました。
②株式会社かりさらの事例
導入ツール:Chatwork(チャットワーク)
導入のきっかけ:「業務連絡を確認していないスタッフ」を見える化
在宅ワーカーへの業務連絡の手段を主な利用目的として、チャットワークを導入しました。
導入前はメールで業務連絡していたのですが、連絡を確認していないスタッフを把握できないという問題点がありました。チャットワークでは、連絡をタスク化できるので、確認されたかどうかがすぐわかるというメリットがあります。さらにメールに比べて返信も簡単なので、メールチェックに要していた時間が短縮できました。
業務連絡以外に「雑談部屋」というチャットルームをつくっていて、そこでスタッフとのコミュニケーションをとっています。
チャットワークを入れたことでこれまで見えなかった仲間の顔が見えるようになり、在宅ワーカーのモチベーションアップにもつながっています。
その結果、稼働率を5割から8割に上げることに成功しました。
テレワークを快適にするアイテム
テレワークするにあたり、デジタルツールを使うと業務の生産性や効率が上がります。それ以外にも、パソコンの周辺機器やグッズを用意することで、快適に仕事できるでしょう。この章では、テレワークを快適にするアイテムや便利なグッズを紹介します。
昇降式デスク
昇降式デスクとは、机の天板の高さを調整できるデスクのことです。一般的なデスクのように座った状態でちょうど良い高さから、立って作業するのに適した高さまで自由に動かすことができます。
テレワークでは、同じ姿勢のまま長時間仕事することが少なくありません。しかし、座りっぱなしでいると、腰痛や肩こりなどが起こりやすいです。立ったり座ったりと、姿勢を変えながら作業することで、体への負担がかかりにくくなります。
ゲーミングチェア
ゲーミングチェアは、その名の通りゲームする人向けにつくられた椅子です。画面を見るという状況を想定してつくられているので、ゲームだけでなく、テレワークにも適しているといえるでしょう。
頭や腰、肩などをしっかりサポートし、体に負担がかかりにくいように設計されています。
テレワークは椅子に座っている時間が長いため、自分の体にフィットするものを選ぶのがおすすめです。実際に座ってみて、座り心地や機能などをチェックしてみましょう。
ノートパソコンスタンド
普段企業でデスクトップパソコンを使用している場合でも、テレワークはノートパソコンを使うという人も多いでしょう。デスクに直接ノートパソコンを置いて作業すると、目線が下がりがちになります。目線が下がると背すじが曲がったり、顔だけが前に出たりと姿勢が崩れることが多いです。
姿勢が崩れると、疲れやすくなったり、肩こりや腰痛の原因になったりするため、作業するときはパソコンの高さを上げるようにしましょう。
ノートパソコンスタンドは、ノートパソコンの高さを変えられるだけでなく、角度も変えることができます。仕事をする場所や環境によって、最も適した位置にパソコンの画面を配置できるので便利なアイテムです。
ディスプレイ
テレワークで使用するディスプレイは、できるだけ大きいものを用意するとよいでしょう。
さまざまなソフトを開いていても見やすいですし、目も疲れにくいです。
またディスプレイを2台用意しデュアルディスプレイにすることで、作業効率が上がり生産性も向上します。
姿勢矯正クッション
姿勢矯正クッションは、椅子の座面に置いて使用します。お尻周りと腰、背中部分に固めのクッションがあたることにより、座るだけで正しい姿勢を保つことができます。
特に猫背の人や、パソコンを使うときに画面をのぞき込みがちな人におすすめの便利グッズです。
卓上空気清浄機
空気をきれいにしてくれる空気清浄機。なかでも卓上空気清浄機は、パソコンにUSB接続することで使用できるのでおすすめです。商品によってはアロマディフューザーとして使えるものや加湿機能が搭載されているものもあります。実用性はもちろん、アロマをたいてリラックスした環境で仕事をするのもよいですね。
電子メモパッド
電子メモパッドは書いたり消したりが簡単なメモパッドです。仕事するうえでメモをとる機会は多いでしょう。メモ用紙に書くのも良いですが、その場で少しメモする程度なら、電子メモパッドが便利です。サイズや種類も多く、使用用途によって適したものを選べます。小さいものであれば数百円で購入可能です。
業務のアイデア出しにも活用できるので、ひとつ持っておいて損はないアイテムです。
ホットアイマスク
パソコンでの作業によって目が疲れると、頭痛や肩こりが起こります。そのような不調を防ぐためには作業の途中で休息を挟んだり、目を休ませたりすることが重要です。
ホットアイマスクは目に乗せて使うもので、目の周りの血行を促し、眼精疲労を癒やすのに効果的。主に使い捨てタイプのものと、充電して繰り返し使えるものの2パターンの商品があります。良い香りがする商品や、目を温めるのと同時に音楽が聴ける商品もあり、仕事中のリフレッシュにも最適です。
パーテーション
自室以外でテレワークをするときに気になるのが、家族の視線。視界に家族の姿が映ることで、作業になかなか集中できないという人もいます。そんな人におすすめなのが、パーテーションです。
パーテーションで部屋を区切り、簡単なテレワーク部屋をつくることで、仕事の集中力が上がります。
まとめ
テレワークに便利なツールやアイテムを導入することで、より効率的に業務を進められます。さまざまなサービスがあるため、それぞれのツールのメリット・デメリットを知って、最適なものを選択しましょう。
- 便利ツールを使ってテレワークをしたい
- リモートワークの仕事を探したい
- 正社員でリモートワークはできるのか
リモートワーク可能な仕事への転職を考えている人には、完全リモート正社員転職支援「ReWorks」の利用がおすすめ。ご希望や条件に合わせて、最適な転職ができるよう支援します。ぜひご活用ください。